新品發(fā)布會，簡稱發(fā)布會。對商界而言，舉辦新品發(fā)布會是自己聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)與客戶之間相互關(guān)系的一種最重要的手段。新品發(fā)布會的常規(guī)形式是：由某一商界單位或幾個有關(guān)的商界單位出面，將有關(guān)的客戶或者潛在客戶邀請到一起，在特定的時間里和特定的地點內(nèi)舉行一次會議，宣布一款新產(chǎn)品。對于企業(yè)而言，企業(yè)新品發(fā)布會關(guān)系著未來的銷售。因此出彩的流程策劃會給新產(chǎn)品的推出形成正面的影響，而流程的制定顯得尤為重要。發(fā)布會的舉辦時間。通常是上午10點或者下午3點，持續(xù)時間為1.5小時左右。
發(fā)布會流程通常分為：迎賓簽到、分發(fā)資料、會議過程、會后活動、效果評估和注意事項這六個方面?；I備新品發(fā)布會，預(yù)備工作要做好。其中，時機的選擇、職員的安排、記者的邀請、會場的布置和材料預(yù)備等工作顯得尤為重要。
1、時機
避開節(jié)日與假日，避開本地重要活動，避開其他單位的發(fā)布會，避開與新聞界的宣傳報道重點相左或撞車。
2、主持人
主持人和發(fā)言人是關(guān)鍵。發(fā)布會的主持人應(yīng)由主辦單位的公關(guān)部長、辦公室主任或秘書長擔(dān)任。其基本條件是：儀表堂堂，見多識廣，反應(yīng)靈活，語言流暢，幽默風(fēng)趣，善于把握大局，引導(dǎo)提問和控制會場，具有豐富的主持會議的經(jīng)驗。新聞發(fā)言人由本單位的主要負責(zé)人擔(dān)任，除了在社會上口碑較好、與新聞界關(guān)系為融洽之外，對其基本要求是修養(yǎng)良好、學(xué)識淵博、思維靈敏、能言善辯。
3、接待
新品上市發(fā)布會還要精選一批負責(zé)會議現(xiàn)場工作的禮節(jié)接待職員，一般由相貌端正、工作認真負責(zé)、善于交際應(yīng)酬的年輕女性擔(dān)任。值得留意的是，所有出席發(fā)布會的職員均需在會上佩戴事先統(tǒng)一制作的胸卡，胸卡上面要寫清姓名、單位、部分與職務(wù)。發(fā)布會工作人員的確定，需要在發(fā)布會預(yù)熱期結(jié)束前確定好。最好列一個分工事項表和負責(zé)人聯(lián)系表。將工作職責(zé)分配到人，專人專崗。并且部分工作人員有緊急問題時，隨時可以聯(lián)系相關(guān)負責(zé)人，協(xié)助解決。
4、嘉賓
參與嘉賓的確定，直至嘉賓正常出席發(fā)布會。嘉賓的確定，往往需要在策劃發(fā)布會環(huán)節(jié)就開始對嘉賓進行邀約，并且隨時確定嘉賓的排期與動態(tài)，最好能有專人維護對接，直至對方出席發(fā)布會現(xiàn)場。因為一般大咖的時間排期都會比較滿，在一對一對接的情況下，首先能與嘉賓保持密切聯(lián)系，顯示主辦方對活動嘉賓的重視。其次也是為了持續(xù)確認嘉賓的時間安排，保證嘉賓按時到場。
5、觀眾
發(fā)布會觀眾的招募，也需要在策劃發(fā)布會前就開始進行，且在預(yù)熱期結(jié)束時，就必須完成發(fā)布會觀眾的招募工作。按照以往經(jīng)驗，招募觀眾的數(shù)量，最好大于實際現(xiàn)場能容納的參與人數(shù)。因為當天極有可能部分觀眾因各種原因無法參加活動，即使各位觀眾都按時到場了，我們也可以營造現(xiàn)場一種高朋滿座、人氣爆棚的現(xiàn)場氛圍。
6、會場布置
新品上市發(fā)布會的地點除了在本單位或事件所在地舉行外，也可以考慮租用大賓館、大飯店舉行，假如造成國性影響的，則可在首都或某一大城市舉行。新品發(fā)布會現(xiàn)場應(yīng)選擇交通便利、條件舒適、大小合適的場地。會議的桌子最好不用長方形的，要用圓形的。大家圍成一個圓圈，顯得氣氛和諧，主賓同等，當然這只適用于小型會議。大型會議應(yīng)設(shè)主席臺席位、來賓席位等。
7、材料預(yù)備
在舉行新品發(fā)布會之前，主辦單位要事先預(yù)備好以下材料：
1、發(fā)言提綱。它是發(fā)言人在發(fā)布會上正式發(fā)言時的發(fā)言提要。它要緊扣主題，體現(xiàn)全面、正確、生動、真實的原則。
2、題目提綱。為了使發(fā)言人在現(xiàn)場正式回答提問時表現(xiàn)自如，可以對被問的主要題目進行猜測的基礎(chǔ)上，形成問答提綱及相應(yīng)答案，供發(fā)言人參考。
3、資料提綱。事先必須精心預(yù)備一份以有關(guān)數(shù)據(jù)、圖片、資料為主的資料提綱，并打印出來，在新品發(fā)布會上提供給來賓。在資料提綱上應(yīng)列出本單位的名稱、聯(lián)系方式等，便于日后聯(lián)系。
4、形象化視聽材料。這些材料供與會者利用，可增強發(fā)布會的效果。它包括：圖表、照片、實物、模型、錄音、錄像、影片、幻燈片、光碟等。
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